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Témoignage hervé flesch

Directeur adjoint du service informatique du Groupe Hospi Grand Ouest

Softway Medical et le Groupe Hospi Grand Ouest, c’est maintenant plus de 10 ans de partenariat, 10 cliniques médico chirurgicales obstétriques sur la région Bretagne et Pays de la Loire équipées de la solution Hopital Manager, et une vraie relation de confiance sous le signe de la proximité et de la réactivité qui s’est nouée au fil des années.

Hervé Flesch, directeur adjoint du service informatique du Groupe en charge des questions autour du dossier patient informatisé, nous explique en quoi Hopital Manager a facilité l’alimentation des DMP.

« Avec Hopital Manager, nous avons la possibilité, au niveau de chaque modèle de document, de venir choisir des destinataires par défaut (…). Ce qui permet de pousser automatiquement le document sur l’espace personnel du patient. »
Hervé Flesch, Directeur adjoint du service informatique du Groupe HGO

Quel est l’historique du DMP au sein du Groupe Hospi Grand Ouest ?

Le sujet du DMP (Dossier Médical Partagé) est un sujet dont on parle depuis maintenant plusieurs années, et qui a eu du mal à démarrer. Nous avions eu une première tentative de mise en œuvre entre 2012 et 2013 mais qui avait été un échec parce que la communauté médicale, à l’époque, était très réticente à partager l’information et elle ne souhaitait pas uniquement produire tant qu’il n’y avait pas la possibilité de consulter facilement l’information.

Depuis, la CPAM a repris le sujet, et le nombre de DMP créés est en constante augmentation, que ce soit du côté pharmacie ou par les patients eux-mêmes. Ce qui nous a permis, il y a maintenant deux ans, de le mettre en œuvre sur quelques établissements et aujourd’hui à travers notre DPI, nous avons un tableau de bord qui nous permet de suivre le nombre de patients équipés d’un DMP.

Ce qui représente en 2020, une moyenne relativement constante de 13% de patients suivis chez nous, qui ont un DMP ouvert et actif.

Les espaces numériques de santé vont normalement arriver à échéance 2022. Ce qui permettra de créer automatiquement pour l’ensemble des citoyens un espace numérique de santé qui comportera notamment un volet DMP. Sauf avis contraire du patient, nous pourrons pousser des documents pour l’ensemble des patients suivis chez nous.

Il reste encore quelques briques à mettre en œuvre, notamment l’INSi (Identifiant National de Santé intégré), arrivé au 1^er janvier 2021, et qui sera prochainement déployé avec la nouvelle version de notre DPI Hopital Manager.

Le produit Softway Medical a évolué. Comment s’est passé le déploiement ?

Le déploiement s’est déroulé en plusieurs phases car il y a eu plusieurs versions du DMP, avec notamment à son démarrage, l’obligation de recourir à la notion de consentement pour son alimentation. Cette obligation s’est révélée être un frein car cela ajoutait de la lourdeur dans le processus d’accueil des patients. En 2018, une évolution réglementaire a permis de se passer de ce recueil du consentement et de considérer que le patient est par défaut consentant à l’alimentation. Dans la foulée, Softway Medical a sorti une version du dossier patient qui a intégré cette évolution. Ce qui a été un vrai soulagement pour les équipes administratives de nos établissements et a grandement facilité l’alimentation du DMP.

En ce qui concerne le déploiement, nous avons l’habitude, dans la mesure du possible, d’être autonome : nous nous faisons généralement accompagner sur le premier ou les deux premiers établissements pour la mise en œuvre puis nous demandons un transfert de compétences, ce qui permet aujourd’hui à nos équipes d’être parfaitement autonomes sur l’installation du connecteur d’envoi au DMP.

Aujourd’hui nous sommes rodés et tout se passe très bien. Nous arrivons à mettre en place les connecteurs dans des délais raisonnables, autour d’un mois pour un établissement.

La partie technique du déploiement a été accompagnée d’une réflexion au sein de chaque établissement, au travers de la CME (Commission Médicale d’Etablissement) qui détermine les documents que nous souhaitons pousser sur les DMP pour les patients. La lettre de liaison est le document traditionnellement retenu, accompagnée parfois du compte rendu opératoire sur certaines structures de notre groupe. Une fois que nous avions fait le choix des documents à pousser, la mission pour les référents secrétaires était de créer et maintenir des modèles bureautiques.

Avec Hopital Manager, nous avons la possibilité, au niveau de chaque modèle de document, de venir choisir des destinataires par défaut, que ce soit le patient, le médecin correspondant, le médecin d’envoi mais également le DMP. Ce qui permet de pousser automatiquement le document sur l’espace personnel du patient si ce dernier a un DMP et qu’il a été identifié par la lecture de sa carte Vitale.

Découvrez Hopital Manager

« Le mécanisme proposé par Hopital Manager permet ainsi de s’affranchir de la plupart des risques d’oublis. »

Hervé Flesch, Directeur adjoint du service informatique du Groupe HGO

Quel est le facteur différenciant entre Hopital Manager et les autres solutions du marché pour l’alimentation du DMP ?

La lecture de la Carte Vitale du patient au moment de son accueil permet d’acquérir l’INS (Identifiant National de Santé) et d’aller interroger l’existence du DMP. S’il existe, il est stocké au niveau du dossier du patient et matérialisé sous la forme d’une icône dans le bandeau, ce qui permet à chaque utilisateur d’Hopital Manager de savoir tout de suite, en un clin d’œil, que le patient a un DMP, et de connaître son statut.
Il existe deux statuts de DMP : le DMP « prêt à l’utilisation » et le DMP avec le consentement du patient pour sa consultation.

Une fois que le lien avec le DMP est effectué, le secrétariat n’a aucune action supplémentaire à réaliser, le DMP sera positionné comme destinataire automatiquement lors de la constitution de la lettre de liaison par exemple. Le DMP apparait comme un destinataire du courrier comme le médecin adressant ou le médecin traitant par exemple.

Le secrétaire n’aura finalement rien d’autre à faire qu’à son habitude, c’est à dire produire son document, attendre la validation par le médecin, et lorsque le médecin clique sur le bouton « valider » le dossier s’envoie automatiquement. Ceci lui assure de n’oublier aucun document.

Le plan Hôpital Numérique est l’un des leviers de la mise en place du DMP et nous impose sur les établissements retenus sur le domaine 2, d’alimenter 98% des DMP de nos patients. C’est un objectif relativement ambitieux. Nous étions donc à la recherche d’un outil qui permettait de sécuriser au maximum et d’éviter les oublis.

Le mécanisme proposé par Hopital Manager permet ainsi de s’affranchir de la plupart des risques d’oublis.

Au sein du Groupe HGO, nous avons d’autres logiciels autour du dossier patient mais qui nécessite cette fois une alimentation manuelle qui se fait forcément avec une action utilisateur et dont la charge dépend entièrement du secrétariat. Nous avons donc beaucoup de mal à atteindre les taux demandés. C’est vrai que ce mécanisme proposé par Hopital Manager de Softway Medical nous permet donc vraiment d’obtenir une grande satisfaction et surtout d’atteindre les cibles engagées.

Et grâce au mécanisme quasi automatique d’Hopital Manager, nous avons réussi à atteindre ces objectifs relativement facilement, avec un peu de paramétrage en amont, mais au quotidien, l’utilisation est quasiment transparente pour les utilisateurs. Afin de vérifier l’atteinte des cibles, nous avons mis en place un certain nombre de tableaux de bord qui permettent aux équipes d’encadrement de suivre au quotidien la bonne alimentation du DMP et le fait que les comptes rendus aient bien été poussés en temps et en heure dans les dossiers pour les patients correspondants.

Pour moi, c’est clairement un facteur différenciant, entre Hopital Manager et les autres solutions. C’est LA solution qui favorise une bonne alimentation du DMP.

Les différentes organisations rencontrées au sein du Groupe HGO

1. Le fonctionnement standard, particulièrement vrai sur les établissements ESPIC, où les médecins et les secrétaires sont salariés et où les documents sont produits au sein même du DPI, en l’occurrence Hopital Manager. Dans ce cas de fonctionnement, nous sommes sur un paramétrage au niveau du modèle bureautique avec mise en place du destinataire par défaut et suite à la validation du médecin, le document sera poussée automatiquement dans le DMP.

2. Sur les établissements privés, la plupart des chirurgiens qui opèrent au sein du bloc opératoire, produisent les lettres de liaison et les divers comptes rendus dans leur logiciel de cabinet. Ils nous poussent ensuite ces comptes-rendus par messagerie sécurisée au niveau de l’établissement pour l’intégration dans le DPI. Dans ce cas de figure, nous avons développé notre propre solution en partenariat avec les équipes d’interopérabilité de Softway Medical pour qu’au moment où le document arrive en provenance de la messagerie sécurisée il soit intégré dans le dossier patient informatisé. Et si le DPI existe, le document est, de manière simultanée, poussée sur le DMP du patient. On s’affranchit ainsi de l’action manuelle et du risque d’oubli pour l’alimentation.

3. Les logiciels satellites encore en œuvre dans nos établissements, en particulier sur le domaine de la maternité gynécologie. Là, nous sommes encore sur des briques logicielles métiers verticales et pour lesquelles nous n’avons pas de connecteurs DMP. Nous profitons donc des interfaces mises en œuvre pour récupérer les documents produits dans ces logiciels. Et au moment de l’intégration dans le DPI, nous venons également activer un service automatique qui permet de pousser en simultané sur le DMP du patient, s’il existe. Et de nouveau, cela permet de s’affranchir d’un contrôle à posteriori et d’une action manuelle pour alimenter le DMP.

L’alimentation du DMP au niveau du Groupe HGO

La part des documents alimentés sur le DMP, représente 14% des DMP de la région Bretagne.
(alimentations comptabilisées pour les établissements)

Concernant les établissements privés l’Hôpital Privé des Côtes d’Armor (HPCA) représente plus de 80% de ses alimentations.

Il y a deux explications à cela. D’une part, le connecteur qui permet, lorsque les documents arrivent par messagerie sécurisée, de les pousser simultanément et automatiquement au DMP. Nous avons eu pour cela une action auprès des médecins libéraux pour leur demander de ne plus nous envoyer leurs comptes-rendus sous forme papier, mais de les envoyer par messagerie sécurisée afin de gagner du temps dans l’archivage des documents au sein du DPI mais aussi pour favoriser l’alimentation du DMP.

D’autre part, les départements des Côtes d’Armor faisaient partie de la dizaine de départements au niveau national qui ont été retenus pour être un peu en avance de phase, pilote sur la création et l’alimentation du DMP.
C’est pour cela que les établissements de Saint-Brieuc et de Lannion sont surreprésentés au niveau des volumes des dernières années.

Sur les établissements ESPIC (Etablissement de Santé Privés d’Intérêt Collectif) un projet vient d’être finalisé sur la Clinique Jules Verne à Nantes pour la mise en place du connecteur DMP. C’est un établissement mixte, moitié privé, moitié ESPIC avec deux modes de fonctionnement. La moitié des documents est produite directement dans Hopital Manager et donc alimentée via le destinataire par défaut lors de la validation. Et l’autre moitié des documents est produite par les médecins libéraux dans leurs logiciels de cabinets puis intégrés via ce fameux connecteur « Messagerie sécurisé » qui alimente en parallèle le DMP.

« Hopital Manager répond ainsi à l’ensemble des cas d’usage dont nous avons besoin pour alimenter le DMP. »

Hervé Flesch, Directeur adjoint du service informatique du Groupe HGO

Quelles sont désormais les prochaines étapes pour votre Groupe ?

Nous sommes assez fiers des réalisations que nous avons pu mettre en œuvre !
L’objectif désormais est de continuer à alimenter le DMP, et nous sommes assez confiants puisque, comme je le disais, c’est relativement transparent pour les utilisateurs. Et maintenant que nous commençons à avoir un volume non négligeable de patients équipés de DMP, la prochaine étape est de pouvoir consulter facilement les données produites dans les DMP. Ce qu’il faut savoir c’est qu’aujourd’hui, afin de pouvoir accéder aux documents présents dans le DMP, il faut d’une part avoir recueilli le consentement, et c’est quelque chose que nous mettons en œuvre dans nos procédures d’admissions, mais il faut également avoir en plus la carte CPS du professionnel de santé branchée sur l’ordinateur.

Et là, nous avons deux problématiques : les médecins chez nous sont relativement mobiles dans les services et ils n’ont pas forcément systématiquement la carte CPS avec eux ; d’autre part, les derniers ordinateurs ne sont pas forcément équipés de port USB. Ce qui revient à être dans l’impossibilité technique de mettre en œuvre cette lecture de carte CPS.
Nous attendons beaucoup des expérimentations qui sont en cours et parmi les acteurs identifiés sur le sujet, nous savons que Softway Médical participe au fait de pouvoir faciliter l’accès au travers notamment de la carte e-CPS ou d’autres moyens, ce qui permettrait de se passer de cette présence physique du lecteur de carte CPS.
Nous souhaiterions également pouvoir bénéficier du fruit de l’alimentation, en avoir un bénéfice aussi direct sur la consultation des informations médicales contenues dans le DMP, qui commence à être de plus en plus intéressante.

« Nous avons une vraie proximité avec les équipes de Softway Medical et leur réactivité est très appréciable. »

Hervé Flesch, Directeur adjoint du service informatique du Groupe HGO

Quelles sont vos relations avec les équipes de Softway Médical ?

Concernant l’accompagnement, nous avons l’habitude d’opter pour des formules permettant la montée en compétence de nos équipes. Nous procédons ainsi avec Sofway Medical qui nous apporte cette documentation nécessaire à notre autonomie tout en restant malgré tout en contact régulier avec leurs équipes, notamment pour mettre en œuvre les évolutions techniques ou règlementaires. Nous avons une vraie proximité avec les équipes de Softway Medical et leur réactivité est très appréciable, ils apportent des réponses rapides et souvent pertinentes à nos demandes ce qui fait que nous trouvons des solutions à tous les problèmes que l’on rencontre.

Une fois cette mission accomplie, nous pourrons ainsi faire partie de la super team de Dominique PON qui se veut en route et déterminée pour Ma Santé 2022 ! #Teamdeter

L’équipe dirigeante d’Hospi Grand Ouest, a eu des échanges, à plusieurs reprises, avec Dominique PON, et c’est un modèle à suivre pour nous. Nous attendons d’ailleurs beaucoup du programme Ma santé 2022 pour avancer sur tous ces sujets qui seront, au bénéfice de tous les patients et de leur prise en charge globale.

Nous avons participé d’ailleurs aux Trophées de la e-santé sur notamment le trophée SIH et interopérabilité, autour duquel nous avons présenté un projet d’approche globale sur l’optimisation du flux patient à l’intérieur de l’établissement et sur la meilleure interopérabilité possible entre les différentes briques logicielles de notre SI.

Nous avons souhaité candidater sur un projet de SI le plus global possible, de l’entrée jusqu’à la sortie du patient.

Nous mettons ainsi en avant les différents acteurs qui nous ont accompagnés sur ce projet dont Softway Medical fait partie.