Témoignage centre hospitalier princesse grace

Les tableaux de bord HOPITAL MANAGER

Après avoir été site pilote pendant 1 an, les équipes du Centre Hospitalier Princesse Grace de Monaco, partagent leur expérience suite au déploiement de la solution HOPITAL MANAGER.

Sébastien Couture, DSI/DSO, Karine Maggionlini, contrôleur de gestion et Paul Hally de Softway Medical, nous en parlent.

Après un an en tant que site pilote, parlez-nous de ce projet

Sébastien COUTURE, DSI/DSO du Centre Hospitalier Princesse Grace :

Nous avions commencé avec l’ancienne version. Très vite, nous nous sommes aperçus que nous avions des freins par rapport à ce que nous voulions faire et surtout par rapport à ce que nous avions déjà en place au CHPG.

Après discussion avec les équipes BI de SOFTWAY MEDICAL, nous avons rapidement pris la décision de passer à la nouvelle version Qlik Sense : la version la plus récente de l’outil. Cette version allait nous permettre de travailler en collaboration avec les équipes de SOFTWAY MEDICAL à la mise en place des différents tableaux de bord disponibles aujourd’hui, et de continuer à étoffer l’offre.

Notre but n’était pas de rester d’un côté avec des données purement RH et de l’autre avec des données patient etc. ; notre but était d’arriver à agréger l’ensemble de ces données afin d’aboutir à un véritable pilotage médico économique.

Avez-vous gagné en autonomie ?

Sébastien COUTURE :

Nous avions des tableaux de bord, je vais dire, prédéfinis.
Des tableaux de bord existants côté SOFTWAY MEDICAL nous ont été livrés petit à petit. Nous travaillions dessus pour identifier ce qui pouvait nous correspondre ou pas..
S’en suivaient des allers-retours entre nos équipes et SOFTWAY MEDICAL pour les modifier petit à petit et arriver à ce que nous souhaitions obtenir.
Parallèlement, SOFTWAY MEDICAL est venu au sein de l’établissement former l’équipe BI à la création de modèles de données, de tableaux de bord, etc.
Le but étant qu’en plus d’avoir cette partie tableau de bord paramétrée, configurée, développée par SOFTWAY MEDICAL, nous ayons nous aussi la main pour créer notre propre tableau de bord de A à Z, notre propre modèle de données.

La solution HOPITAL MANAGER

Paul HALLY, Responsable consulting, pôle Business Intelligence chez SOFTWAY MEDICAL :

Nous sommes passés dans une autre dimension. Auparavant, nous étions dans la consommation de données.

Aujourd’hui, nous sommes en train d’offrir et d’ouvrir le champ des possibles : proposer un “info-centre” comme l’a très bien dit Sébastien. Notre vision, c’est que nous souhaitons que les utilisateurs gagnent en autonomie, que ce soit au niveau fonctionnel, mais aussi au niveau technique.

Nous les avons accompagnés, nous les accompagnons encore pour qu’ils construisent eux-mêmes leurs tableaux de bord. Qu’ils puissent avoir des résultats probants au pilotage de leur établissement.

Sébastien COUTURE :
[La nouvelle version de Qlik Sense] vient augmenter notre potentiel. puisqu’en fait ce sont des choses que l’on perçoit en tant qu’être humain.

Quand nous sommes sur le terrain, nous avons parfois le sentiment qu’il y a quelque chose qui est possible, quelque chose qui ne va pas. Avec ces données, nous venons vérifier ces sentiments.
Cela valide, ou non, nos intuitions.

Comment s’est passé le déploiement ?

Sébastien COUTURE :
Nous sommes très contents du déploiement au sein du CHPG. Nous avons une synergie qui nous permet d’avancer et d’aller dans le bon sens.

Notre premier travail, c’était la partie que nous appelons « Gestion CHPG ». C’est en fait le tableau mis en place par SOFTWAY MEDICAL, avec lequel nous avons pu nous entraîner. Ce sont des données assez basiques pour un hôpital : entrées de patients, sorties de patients, occupations des services ainsi que la facturation « basiques” par exemple, combien un débiteur doit-il l’hôpital ? Est-ce que cela a été payé ou non ? Cela nous a permis de nous entraîner.

En premier lieu, nous avons mis en place un tableau d’occupation des lits. Celui-ci remonte quasiment en temps réel le niveau d’occupation de l’hôpital à la Direction puisque les données ont une latitude maximum d’environ deux ou trois minutes.
Ce tableau est pertinent car, en cas de manque de place à l’hôpital, il permet à l’administrateur de garde, au cadre de garde ou au cadre, de gérer ce problème en identifiant rapidement qu’il y a de la place dans un autre service, ou alors qu’un lit vide est dans une chambre fermée parce qu’en cours de nettoyage. Cette connaissance permet de prendre des décisions : faire attendre le patient pour le placer dans ce lit-là. Ce tableau nous permet de réguler ces problèmes-là.

Cela permet aussi de réguler les problèmes d’hospitalisation d’aval au niveau des urgences. Si les urgences rencontrent des problèmes pour hospitaliser un patient – sur du non programmé -, ce tableau permet d’avoir rapidement la vision de l’occupation de l’hôpital. Elles peuvent rapidement identifier combien de temps le patient va potentiellement rester dans leurs murs, dans leur box et ainsi éviter une potentielle embolie au niveau des urgences.

Grâce à notre partenariat avec SOFTWAY MEDICAL, nous disposerons bientôt d’un tableau de bord au niveau des agendas de consultation. Nous comptons sur cet outil pour identifier pourquoi, dans certains services le temps d’attente est très important avant d’obtenir un rendez-vous et pourquoi dans d’autres non. Nous pourrons comprendre comment optimiser ces temps d’attente et essayer de les réduire au maximum.

Quels sont les avantages que vous avez identifiés ?

Karine MAGGIONLINI, Contrôleur de gestion au Centre Hospitalier Princesse Grace :

Avant de récupérer plusieurs fichiers nous avons concaténé tout ça.
Aujourd’hui, nous obtenons des tableaux à la fois visuellement attrayants et qui délivrent des données stratégiques à la direction. En un coup d’œil, ils permettent d’obtenir une vision beaucoup plus large du fonctionnement de l’établissement.

Les nouveaux utilisateurs sont ravis de cet outil : ils peuvent mettre à jour les données quand ils le veulent. Ils ont l’impression de s’être approprié les données, de s’être approprié leur tableau de bord, d’avoir une autonomie au sein de leur activité.

En tant que contrôleur de gestion, c’est un outil au top. Je pense qu’il y a très peu d’outils capables d’avoir toutes ces données au même endroit ; de pouvoir rapidement cliquer ; d’aller chercher le détail ; d’aller répondre à des questions. « Pourquoi ce chiffre n’est pas bon ? » On clique, on a le détail et la réponse immédiatement !

Sébastien COUTURE :

Clairement, nous avons fait un bond en avant technologique. Côté technique, c’est un grand pas car cela nous permet de faire des choses que nous n’aurions pas pu faire dans certains cas ou alors de façon beaucoup plus longue, beaucoup plus compliquée.
Donc oui, en effet, aujourd’hui, nous n’arriverions pas à nous en passer et à revenir sur les autres outils !

Paul HALLY :

Ce qui est génial avec Qlik Sense, et avec la BI en général, c’est que ça ne s’arrête jamais. Nous avons toujours des choses à faire : nous avons toujours des gens du terrain qui en veulent plus.
Bien évidemment, nous allons continuer à augmenter ce potentiel et notre potentiel et le potentiel, j’espère, du CHPG.

Ce témoignage vous a convaincu et vous souhaitez en savoir plus sur HOPITAL MANAGER ?