Témoignage nasser amani

Chef de projet national à la Croix-Rouge française

« Notre processus de déploiement est aujourd’hui industrialisé et nous sommes en capacité d’apporter à nos établissements une véritable valeur ajoutée en adaptation du produit, en paramétrage spécifique ou encore en matière de gestion et de suivi du projet. »

Nasser AMANI, Chef de projet national à la Croix-Rouge française

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Décembre 2014, La Croix Rouge Française signe un contrat avec Softway Medical pour équiper de la solution Hopital Manager, 16 de ses établissements, rejoints par trois supplémentaires fin mars 2015.

Nasser AMANI , Chef de projet national à la Croix-Rouge française fait le point sur le déploiement ambitieux de 19 établissements en moins d’un an et demi sur la base de la solution Hopital Manager de Softway Medical.

my SIH magazine : Quel est le point de départ du projet de la Croix-Rouge ?

Nasser AMANI (NA) : Le projet de modernisation du Système d’Information des établissements de la Croix-Rouge française a été initié en décembre 2013 sur la base d’une insatisfaction globale des usagers quant à l’apport de valeur ajoutée de l’informatique dans leur métier. Nous gérons dix-neuf établissements de santé de court et moyen séjour. L’activité dominante est le SSR mais nous disposons aussi d’établissements MCO.

« Toutes les ressources en présence ont contribué à la rédaction d’un Cahier des Charges en trois volets : technique, financier et, bien évidemment, fonctionnel. »

my SIH magazine : Y-a-t-il eu un établissement porteur du projet ?

NA: Non, le projet est un projet groupe même si les déclinaisons sont forcément locales. Dès la genèse du projet, une contrainte forte a été posée : impliquer l’ensemble des professionnels de santé, médecins, soignants, cadres de rééducation mais aussi le personnel en charge de l’administration et de la facturation. Cette contrainte devait en outre s’appliquer aux 19 établissements sans nécessairement favoriser les plus imposants. Ainsi, toutes les ressources en présence ont contribué à la rédaction d’un Cahier des Charges en trois volets : technique, financier et, bien évidemment, fonctionnel.

my SIH magazine : A quelle époque remonte le choix de la solution retenue ?

NA: Sur le fonctionnel, plusieurs solutions pouvaient prétendre à l’élection finale. Suite aux phases classiques de sélection et d’audition, notre choix s’est porté sur la solution Hopital Manager en juin 2014. Il est important de noter que cette solution a été retenue à l’unanimité : un résultat pas nécessairement facile à obtenir compte tenu de la pluralité des profils métiers en présence et du périmètre – rappelons-le – de 19 établissements ! Quoi qu’il en soit, en aucun cas, il ne s’agit d’une directive nationale imposée à l’ensemble des établissements du groupe. Dans la démarche de déploiement, sur la base de ce résultat, nous étions plutôt rassurés sur la phase d’appropriation.

Découvrez Hopital Manager

my SIH magazine : Quel est l’apport du groupe sur le plan financier ?

NA: Dans le cadre de ce projet, nous sommes clairement sur une démarche en accord avec le programme Hôpital Numérique. Tout établissement confondu, les domaines couverts vont du D1 au D5. Bien évidemment dans le cadre HN, chaque établissement est porteur de son projet et au niveau du groupe, notre rôle a été d’accompagner chaque établissement. Au final, 12 des 19 dossiers DIPISI ont été retenus par les différentes ARS.

my SIH magazine : Quelle infrastructure avez-vous choisi pour un tel challenge ?

NA: Jusqu’ici nous avions hébergé nos propres applications au niveau du siège. Dans le cadre de ce projet ambitieux, nous avons opté pour un hébergement chez l’éditeur qui – outre le fait de proposer un environnement « up to date » – dispose de l’ensemble des agréments nécessaires à l’hébergement de données de santé à caractère personnel. De toute façon, le choix était simple : faire l’effort de déposer un dossier d’agrément pour répondre aux contraintes de mutualisation – et ce n’est pas du tout notre cœur de métier – ou opter pour une solution hébergée. En aucun cas, il a été envisagé de ré-internaliser le Système d’Information de chaque établissement !

« Nous devions nous reposer sur un éditeur ayant la capacité de déployer vite, en environnement multi-établissements / multi-activités. En clair, le challenge est de déployer les 19 établissements en un an et demi. »

my SIH magazine : Vous déployez la solution de Softway Medical sur quel périmètre ?

NA: Nous disposons de l’ensemble du périmètre de la solution : l’administratif, la facturation, le PMSI et le dossier médical dans son intégralité y compris la prescription, le circuit du médicament, le dossier de soins, le dossier de rééducation, la gestion de bloc pour les établissements concernés et la gestion du stock Pharmacie. Concernant le D5, nous avons opté pour la solution BI de Softway Medical car cela nous permettait, par la même occasion, de répondre aux exigences de suivi de l’ensemble des indicateurs HN au niveau de l’ARS.

my SIH magazine : Quelques mots sur le déroulement même du projet ?

NA: L’ambition du projet est de terminer l’ensemble du déploiement avant fin 2016 ; tout au moins en ce qui concerne les établissements ayant obtenu un financement. Autant vous dire que dans un tel cas de figure, nous devions nous reposer sur un éditeur ayant la capacité de déployer vite, en environnement multi-établissements / multi-activités. En clair, le challenge est de déployer les 19 établissements en un an et demi.

Avec l’éditeur, les échanges sont constructifs, nous avons une écoute remarquable face aux demandes d’évolution et il est fort agréable de sentir la présence d’un éditeur en capacité de nous accompagner sur l’ensemble de nos établissements et différents corps de métier.

my SIH magazine : Quelles ressources au niveau de l’équipe Projet ?

NA : Du côté de l’éditeur, nous disposons d’une équipe projet composée d’un Directeur de Projet et de tout un ensemble de consultants spécialisés, par domaine d’activité et/ou domaines fonctionnels (administratif, médical, interopérabilité et stock pharmacie). Du côté de la Croix-Rouge, l’équipe Projet nationale, dont j’assure le pilotage, a été constituée à partir de septembre 2014 avec un médecin, un médecin DIM, une Directrice de soins, un Cadre de rééducation, un pharmacien, une secrétaire médicale et un responsable de facturation. Sur le périmètre des 19 établissements, cela représente un effort financier conséquent que la Croix-Rouge n’aurait pas pu se permettre sans l’appui du programme Hôpital Numérique. D’autant plus que, pour le suivi des déploiements, cette équipe a été réellement mise à disposition des établissements pendant toute la durée du projet. Avec l’éditeur, les échanges sont constructifs, nous avons une écoute remarquable face aux demandes d’évolution et il est fort agréable de sentir la présence d’un éditeur en capacité de nous accompagner sur l’ensemble de nos établissements et différents corps de métier.

my SIH magazine :  Comment envisagez-vous de gérer les inévitables spécificités ?

NA : Nous avons découpé le projet en chantiers. Concernant le chantier « Structures », des frontières essentielles ont été définies entre un cadre de mutualisation proposé par une base nationale et la nécessaire spécialisation au niveau établissement. L’approche spécifique se fait, selon le cas, au niveau « Territoire » ou « Établissement ». Ainsi, tout repose sur un socle commun ; une base de paramétrage nationale qui représente globalement 60 % à 80 % du paramétrage selon les établissements. Une fois ce socle commun en place pour l’ensemble des établissements, en phase de déploiement, il ne restait plus qu’à se concentrer sur les écarts entre ce qui a été défini au niveau national et les besoins spécifiques de l’établissement.

my SIH magazine : Pour une fois, l’interopérabilité ne sera pas au centre des déploiements ?

NA: Nous avons opté pour un système d’information unifié mais le volet interopérabilité existe bel et bien dans le projet. Il concerne essentiellement l’environnement externe : l’intégration des résultats de laboratoire, la connexion aux PACS en radiologie et le DMP qui sont des points soumis à l’atteinte d’objectifs dans le cadre du D1 et D2. Au sein même du parc applicatif de nos établissements, il y a peu d’efforts d’interopérabilité à faire : c’est déjà ça de gagné !

my SIH magazine : Qu’en est-il de la reprise de l’existant ?

NA: Il y a bien évidemment un chantier « Reprise de Données » pour lequel il a fallu mettre en œuvre différents mécanismes de reprise de nos solutions historiques, différentes d’un établissement à l’autre. Sur la partie administrative, la stratégie a été plutôt simple : des requêtes « type » pour récupérer l’ensemble des donnés IPP et Séjours pour intégration dans Hopital Manager. Concernant le volet médical, il fallait forcément se poser la question de la pertinence de récupération des données. Nous avons laissé le choix à chaque établissement de définir son  propre périmètre de reprise. La seule contrainte imposée était de ne pas reprendre l’historique des prescriptions médicamenteuses – compte tenu du risque que cela représentait – et de ressaisir les prescriptions pour les patients présents. Globalement, la récupération du Dossier Patient se fait par exportation PDF et réintégration en pièce jointe sans récupération structurée. Une telle approche nous permettait notamment d’être en phase avec nos contraintes de déploiement.

my SIH magazine : À ce propos, où en êtes-vous au niveau de la planification ?

NA: De septembre 2014 à janvier 2015, le socle commun a été validé par l’ensemble des comités Projet des établissements. Le premier déploiement pilote a été acté en février 2015. De février 2015 à octobre 2015, nous avons validé cinq sites pilotes « full » Hopital Manager. À compter de novembre 2015, nous avons opté pour un déploiement par vagues d’établissements. Aujourd’hui, plus de deux tiers des établissements de la Croix-Rouge sont déployés.

my SIH magazine : Quels sont les premiers retours ?

NA: Les premiers retours au niveau des équipes, notamment médicales, mettent en avant le fait que l’outil informatique permet désormais de sécuriser la prise en charge du patient et de s’assurer d’un circuit du médicament en conformité avec les exigences des tutelles. D’une manière plus générale, l’ergonomie semble satisfaire les utilisateurs. Nous en sommes aujourd’hui à moins d’un an d’utilisation pour le premier site pilote. Il reste certes encore beaucoup de travail, notamment en termes de paramétrage évolutif compte tenu des spécificités de chaque établissement.

my SIH magazine : L’essentiel de l’effort est donc fait : quel nouveau défi pour le groupe ?

NA: Le match n’est pas réellement fini. Il faut rester dans les clous au niveau du prévisionnel de planification projet et assurer le déploiement de l’ensemble des établissements avant fin 2016. Pour l’instant, aucun décalage notable nous a été remonté concernant le déploiement des huit établissements restants. Notre processus de déploiement est aujourd’hui industrialisé et nous sommes en capacité d’apporter à nos établissements une véritable valeur ajoutée en adaptation du produit, en paramétrage spécifique ou encore en matière de gestion et de suivi du projet notamment au regard des exigences de reporting du programme Hôpital Numérique.