Témoignage fondation vincent de paul

Intégration, déploiement et formation de Sage X3.

Retrouvez ici les deux premiers épisodes sur 3 consacrés au retour d’expérience de la Fondation Vincent de Paul.

​​​​​​​La Fondation regroupe une trentaine d’établissements repartis sur 50 sites, de l’Alsace à la Moselle, ou chaque comptabilité est autonome.
L’objectif est de centraliser et maitriser les données comptables pour un meilleur reporting.

Nous sommes allés a la rencontre de Jérémy Patin, responsable financier adjoint et Hanae Keller, comptable unique, de la Fondation Vincent de Paul pour qu’ils nous parlent de la solution intégrée et déployée par Softway Medical : sage x3.

Episode 1 : Le déploiement

Parlez-nous de votre projet

M. Jérémy PATIN, Responsable Financier Adjoint, Fondation Vincent de Paul : Nous avons commencé à travailler avec Softway Medical à partir de 2019 dans le cadre de, ce qu’on appelait au sein de la Fondation Vincent de Paul, notre projet Système d’Information Financier, abrégé SIFI en général. 

C’est un projet que nous avons démarré en 2018 à travers l’écriture d’un ou deux cahiers des charges à la demande du Conseil d’Administration de la Fondation et de la Direction Générale. 
À la suite de toute cette phase de rédaction de cahiers des charges, de consultations, d’échanges avec différents éditeurs et intégrateurs potentiels., nous avons porté notre choix sur Sage X3 comme outil avec du coup, comme intégrateur, Softway Medical début 2019. 
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Et à partir de là, c’est le fruit d’une collaboration intense pendant trois ans et qui continue encore aujourd’hui, même après avoir mené à bien ce projet. 

Quels étaient les objectifs pour la Fondation ? 

Jérémy PATIN : La volonté de favoriser l’harmonisation des pratiques comptables et financières au sein de la Fondation Vincent de Paul, d’avoir des outils plus performants que ce que nous avions au sein de la Fondation à l’heure actuelle, notamment en termes de couverture fonctionnelle. 

Et tout ça, pour pouvoir aller vers une meilleure qualité de reporting et surtout passer plus de temps à analyser nos données, avoir une vraie valeur ajoutée à notre métier et non pas passer notre temps à croiser des données venant de systèmes différents avec des référentiels différents.

Quels étaient vos critères pour sélectionner la solution à déployer ?

Jérémy PATIN : L’un des principaux facteurs de choix dans le choix qui a été fait de sélectionner Sage X3 avec Softway Medical était le caractère multi-sites de la solution. Nous sommes dans une organisation, au sein de la Fondation Vincent de Paul ,où il y a une trentaine d’établissements répartis sur cinquante sites, de l’Alsace à la Moselle, sur laquelle chaque comptabilité est autonome au niveau de chacun des sites. 
Ce qui faisait du coup pour nous, au niveau central et au niveau de chacun de nos secteurs d’activité, des difficultés pour arriver à vraiment maîtriser les données comptables, s’assurer de leur qualité et de leur actualité. 

Mme Hanae KELLER, Comptable unique, Fondation Vincent de Paul :  Nous sommes plusieurs établissements qui dépendent de la même structure. Du coup, cela a permis que tous les établissements passent par les mêmes comptes comptables, passent par les mêmes procédures comptables et qu’au bout du compte, on soit plutôt interactifs entre établissements, que l’on puisse avoir le visu sur la comptabilité de chaque établissement et avoir une préparation de la consolidation des comptes qu’on commence actuellement et qui s’annonce plutôt très bien. 

Donc cela permet d’effectuer un travail au préalable qui est plutôt propre et qui nous permet plus d’affiner plutôt que de produire. 

Qu’est-ce qui a différencié Softway Medical des autres intégrateurs ?

M. Jérémy PATIN, Responsable Financier Adjoint, Fondation Vincent de Paul :  Nous avons senti tout de suite, et cela fait partie de nos critères de choix en sélectionnant Softway Medical justement, le potentiel de Sage X3 avec les compétences de Softway Medical pour venir personnaliser cette solution pour qu’elle soit adaptée à la Fondation Vincent de Paul en capitalisant sur le paramétrage de base que Softway Medical fournit (son fameux vertical) au sein de Sage X3. 

Avec la qualité de la relation que nous avons eue, Softway Medical, s’est positionné certes dans un rôle d’intégrateur, mais aussi dans un rôle de conseiller, de retour d’expérience d’autres clients, pour arriver à paramétrer cette solution et en faire non pas Sage X3 ou Sage X3 de Softway Medical, mais le Sage X3 de la Fondation Vincent de Paul. 

Indépendamment du pré-paramétrage à un certain niveau de la solution, c’était aussi la garantie de savoir que l’on allait parler avec des gens qui, fonctionnellement, ayant un point de vue cœur de métier, allaient nous comprendre directement, sans que l’on ait des terminologies techniques de notre secteur à expliquer ce qui n’aurait potentiellement pas été le cas avec d’autres intégrateurs. 

Quelles différences avez-vous notées à l’utilisation ?

Mme Hanae KELLER, Comptable unique, Fondation Vincent de Paul :  J’ai pu voir l’évolution de l’ancien logiciel avec Sage X3. J’ai pu voir à quel point le changement était nécessaire et surtout très efficace, parce que personnellement, cela a pu me permettre d’être plus efficace, plus rapide, gagner du temps sur des tâches que l’on pouvait automatiser avec le nouveau logiciel. 

Cela a pu du coup me dégager plus de temps pour créer de la valeur ajoutée et travailler plus en détail sur l’analytique, sur la révision des comptes plutôt que la production en tant que telle. Parce que Sage X3 assure quand même une production comptable plutôt autonome et automatique. 

Parlez-nous du déploiement…

​​​​​​​​​​​​​​M. Jérémy PATIN, Responsable Financier Adjoint, Fondation Vincent de Paul : Une fois que le logiciel a été déployé sur les machines, nous avions prévu tout un dispositif particulier de stabilisation du déploiement, avec l’anticipation de toutes les problématiques inhérentes à tout déploiement qui peuvent se positionner, avec les remontées des différentes anomalies identifiées par les utilisateurs pour que l’on puisse après au niveau central les traiter et les analyser. 

Pour tout cela, nous avions bien anticipé les choses à travers nos différentes phases de bascule avec les planifications, la présence sur site systématiquement de 2 à 3 chefs de projet ou consultants Softway Medical pour être auprès des équipes lorsque cela était possible, de par notre contexte géographique, ou au niveau du siège de la Fondation Vincent de Paul pour venir centraliser les données et fluidifier les échanges avec la chefferie de projet.

Episode 2 : La formation

M. Jérémy PATIN, Responsable Financier Adjoint, Fondation Vincent de Paul : A la base, la formation était prévue, de manière traditionnelle, en présentiel, pour environ 200 utilisateurs. C’est la volumétrie des personnes qui utilisent Sage X3 à l’heure actuelle dans la Fondation. 
Toute cette population-là, nous avions donc prévu de la former en présentiel, notre déploiement étant prévu au 1ᵉʳ janvier 2021 avec une phase de formation du coup fin 2020. Malheureusement avec le nouveau confinement couplé à d’autres aspects, nous n’étions pas forcément tout à fait prêts sur certains autres petits points.

Et c’est là où Softway Medical nous a appris qu’il y avait une plateforme spécifique à utiliser : Softway Medical Academy.
Même si principalement utilisée pour Hopital Manager, nous pourrions peut-être envisager de la déployer également pour de la formation Sage X3. 

Nous avons pu voir rapidement à quoi pouvait ressembler cette plateforme. Elle nous semblait plutôt intéressante en termes de possibilités de construction d’une part et d’autre part, en termes de capacité d’analyse de tout ce qui venait du e-learning par la suite, puisque le moindre clic était enregistré d’un point de vue statistique et nous permettait après de mesurer à quel point les gens allaient effectivement bien sur l’e-learning, enregistrer des retours quantitatifs et qualitatifs sur l’utilisation des cours qui étaient mis à disposition. 
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Mme Hanae KELLER, Comptable unique, Fondation Vincent de Paul :  J’étais agréablement surprise parce que tout était très bien fait avec des vidéos, de la documentation, des liens pour aller plus loin, etc. Du coup, c’était plutôt auto-formateur, mais pas au vrai sens du terme.

En effet, nous sommes quand même épaulés avec la possibilité d’aller à son rythme. Nous pouvons revoir la formation à plusieurs reprises. Même aujourd’hui, je peux aller reconsulter et voir si jamais je loupe quelque chose. Les supports sont très bien faits et très personnalisés. La formation est très complète et ne nécessite pas de mettre en place une conduite de changement pour pouvoir accompagner les employés. Cela se fait tout seul !

Jérémy PATIN : En faisant notre temps complémentaire par la suite, nous avons bien vu que les gens savaient de quoi ils parlaient, donc que les objectifs de formation étaient quand même globalement atteints. Ensuite, tout simplement, dans le cadre de la bascule, à J+1 de la bascule, les utilisateurs ont commencé à aller dans les systèmes, sans problème majeur de manipulation de l’outil ou de mauvaise utilisation. 

Mme Hanae KELLER, Comptable unique, Fondation Vincent de Paul :  Sage X3 est très intuitif. Déjà sur la page d’accueil, nous avons tout ce qu’il faut pour faire les premiers pas sur le logiciel. En quelques clics, nous pouvons déjà montrer les bases. Après, si la personne veut aller plus loin, elle est accompagnée par le e-learning.

Cela permet de voir plus de choses et surtout de s’entraîner avant de pouvoir vraiment utiliser le logiciel.  
 

M. Jérémy PATIN, Responsable Financier Adjoint, Fondation Vincent de Paul : D’un point de vue retour d’expérience sur la collaboration avec Softway Medical, le principal point à mettre en avant est clairement l’agilité. La flexibilité dont ils ont pu faire preuve pour arriver à débloquer les situations. Nous avons vraiment pu travailler en bonne intelligence, en prenant chacun nos responsabilités. 

Lorsque la Fondation faisait une erreur, nous n’allions pas dire que c’était à cause de l’intégrateur et inversement. Ce qui nous a permis de construire une relation de confiance. Et quand il y a eu des difficultés de planning, de choses qui ne fonctionnaient pas comme nous l’aurions souhaité, nous avons toujours pu trouver des solutions et co-construire ensemble. La relation que l’on a eue avec Softway Medical, nous l’avons vraiment vu comme une relation de partenariat et non comme une relation client-fournisseur.

Retrouvez l’épisode 3 sur l’e-learning avec la Softway Medical Academy juste ici