Témoignage alain mainar

Directeur du Système d’Information, Centre Chirurgical Marie Lannelongue – Plessis-Robinson

Le Centre Chirurgical Marie Lannelongue, situé au Plessis-Robinson (Hauts de Seine), a choisi en 2009 d’organiser les processus administratifs et cliniques de l’établissement avec la solution Hopital Manager.

Après cinq années de collaboration avec Softway Medical, quel est le bilan de l’établissement quant à l’utilisation de son système d’information ? Entretien avec Alain Mainar, Directeur du Système d’Information et son adjointe, Madame Dominique André.

« Notre ambition initiale était de trouver un logiciel unique
qui couvre les principaux besoins de nos activités. »

Alain MAINAR, Directeur du Système d’Information

Une culture d’excellence

Classé comme l’un des plus importants centres de chirurgie thoracique et cardiovasculaire dans le monde, le Centre Chirurgical Marie Lannelongue (CCML) réunit dans la même structure des activités de soins et de recherche.

Fortement challengé par des équipes chirurgicales de pointe et par des équipes de recherche de haut niveau, l’établissement a développé une culture d’excellence et de forte exigence sur le niveau de service fourni. La modernisation du système d’information est naturellement apparue comme un enjeu stratégique dès 2007, lorsque la Direction a décidé de lancer une consultation pour informatiser son circuit du médicament. Convaincu de la nécessité de disposer d’une solution « intégrée » pour l’essentiel de ses processus, le CCML a choisi d’élargir le périmètre de sa consultation et de remplacer également la solution de Gestion Administrative des Patients existante. Dans le cadre du Plan Hôpital 2012, l’établissement a pris l’engagement auprès du ministère de déployer l’ensemble du périmètre fonctionnel du projet au plus tard en décembre 2012.

Alain Mainar, Directeur du système d’information, commente : « Notre ambition initiale était de trouver un logiciel unique qui couvre les principaux besoins de nos activités. Nous recherchions un éditeur avec lequel il était possible de construire un partenariat. »

Un travail d’équipe collaboratif et efficace

Le contrat a été signé en juillet 2009 et dès septembre 2009 les chantiers infrastructure, reprise de données (pour des séjours pouvant dater des années 50), étude de l’existant, conception, interopérabilité et transfert de compétence vers les référents projet de l’établissement, sont menés en parallèle afin de respecter l’engagement de délai.

« Aujourd’hui, l’ensemble des services médicaux et administratifs utilise le logiciel Hopital Manager, ce qui représente plus de 400 utilisateurs connectés simultanément. »

Neuf mois auront suffi pour basculer en production réelle le 1er avril 2010 sur un périmètre ambitieux : gestion administrative du patient (hospitalisation et consultations), gestion des comptes rendus intégrant la dictée numérique, dossiers d’archives (gestion et traçabilité des archives papier).

En juillet 2010, le circuit du médicament est déployé dans les services « pilotes », puis généralisé grâce à la forte implication de tous les référents métiers de l’établissement, et notamment du pharmacien-chef.

Dominique ANDRE ajoute « Aujourd’hui, l’ensemble des services médicaux et administratifs utilise le logiciel Hopital Manager, ce qui représente plus de 400 utilisateurs connectés simultanément. Tous les processus cliniques sont totalement informatisés : les médecins accèdent immédiatement aux données de leurs patients, leur prescrivent les traitements et dictent leurs comptes rendus ». Les 450 soignants utilisent HM Soins et HM Dossier Médical pour assurer les soins aux patients : plan d’administration, saisie de constantes, transmissions ciblées. Le dossier patient d’Hopital Manager « est également utilisé par les psychologues qui disposent d’un espace dédié, comme les masseurs-kinésithérapeutes, ce qui permet à tous les intervenants d’avoir accès à la meilleure information sur le patient. C’est un facteur évident de qualité de la prise en charge médicale ».

Découvrez Hopital Manager

« Le métier avant tout », la démarche projet adoptée par le CCML

Alain Mainar : « les membres de l’équipe projet de l’établissement ne sont pas des informaticiens. Focalisés sur les exigences métiers, ils sont avant tout au service des utilisateurs ».

L’établissement a choisi de réaliser toutes les formations en interne en désignant des référents métiers. « Cette approche marche très bien, souligne Dominique André, le réfèrent travaille avec les équipes de Softway Medical puis avec les utilisateurs. Il connait leur métier et maîtrise les contraintes internes. Le travail avec les consultants de Softway Medical a été un très positif : partenariat, disponibilité, qualité du recueil des besoins ; nous avions conscience de l’importance des équipes projet de part et d’autre dans la réussite de notre implantation. Leur choix d’approche par processus a été déterminant. Pour preuve de la bonne adaptation à nos pratiques, les nouveaux internes sont formés facilement. Ils suivent une présentation générale de 1h30, puis sont pris en charge par les seniors. Dès le lendemain ils sont en capacité d’utiliser le logiciel. Une infirmière est autonome après seulement 3 heures passées en salle de formation ».

Interopérabilité et déploiement : des experts du domaine

Même si Hopital Manager est la colonne vertébrale du SI, « les objectifs de délais du projet nous ont conduit à intégrer des briques fonctionnelles d’autres éditeurs (laboratoire, bloc, réanimation, imagerie) qu’il a fallu rendre interopérables avec Hopital Manager« .

Pour Alain Mainar « un système ne peut exister sans communiquer efficacement avec les autres applicatifs de l’établissement. Softway Medical dispose d’une équipe dédiée à l’interopérabilité. Nous avons ainsi pu travailler avec leurs spécialistes dont la compétence et le professionnalisme ont permis d’aboutir à des résultats très positifs, simplifiant aux utilisateurs finaux l’usage des solutions ».

Quels bénéfices mesurables pour l’établissement ?

Une réponse complexe si on se limite au seul ROI économique. Alain Mainar nous fait part de son analyse : « l’activité de l’établissement a augmenté de 3 à 4 % par an depuis plusieurs années dans un contexte d’effectif maîtrisé. Sans pouvoir relier l’ensemble de ces gains de productivité au nouveau logiciel, nous ne pouvons nier le fait que notre Système d’Information a une contribution directe à cette performance ».

Une gestion administrative efficace qui répond également aux enjeux réglementaires

« C’est un gain significatif en trésorerie et en temps de traitement ! »

Dominique André : « Avec la mise en œuvre de FIDES, une grande part des recettes liées à notre activité externe repose sur notre capacité à produire des factures de qualité au fil de l’eau. Il était donc essentiel d’assurer la qualité des recueils d’information et de piloter leur exhaustivité. Nous avons développé l’accueil via la carte vitale et mis en œuvre la gestion native des blocages d’HM GAP. Depuis Janvier 2014, nous constatons une nette diminution des rejets Noémie avec un taux de rejet inférieur à 1%, alors que nous avions, avant la phase de test, un taux de rejet de 20%. C’est un gain significatif en trésorerie et en temps de traitement ! »

Informatiser le Dossier Patient pour partager l’information et gagner du temps

Dominique André :  « Les gains ne sont pas forcément mesurables en euros, mais plutôt en gain de temps ». C’était l’argument de l’équipe projet : « individuellement vous pouvez parfois perdre du temps, mais collectivement vous en gagnez au bénéfice du patient » et les médecins comme les soignants ont pu le vérifier in fine.

Par ailleurs, la production des comptes rendus par les secrétariats a généré des gains importants de
productivité et de qualité dans le travail.

Exploiter l’information pour faciliter la recherche

Les gains de temps permettent aux équipes médicales du CCML d’investir sur de nouveaux domaines.

Par exemple, à l’aide de la fonctionnalité Formulaires, les médecins ont mis en place une base de données des cardiopathies congénitales. Ils peuvent ainsi requêter ces données structurées et réaliser plus facilement des publications scientifiques. « C’est en phase avec un objectif majeur de la nouvelle direction : renforcer la notoriété internationale de l’établissement ».

Les perspectives d’avenir

« Avec Softway Medical nous avons trouvé un interlocuteur à l’écoute, et soucieux de faire évoluer sa solution. »

Pour l’équipe projet, « la communication entre l’éditeur et notre établissement est très importante. Les Journées Clients HM, organisées annuellement, permettent d’avoir une visibilité sur les travaux en cours et d’intégrer très tôt les évolutions et les améliorations qu’il conçoit ».

La nouvelle synthèse du Dossier médical facilite l’accès à l’information et permet d’en disposer au bon moment, Alain Mainar précise : « La synthèse générale du Dossier médical est l’outil utilisé par tout le monde dans l’établissement. Très complète car tous les évènements du patient y sont présents. Cependant, nos patients ont des séjours multiples et donc une volumétrie de données recueillies très importante. Ceci rend parfois la synthèse difficile à lire. La mise en œuvre de la nouvelle synthèse générale devrait être la solution ».

Et de poursuivre « il n’existe pas un seul facteur de succès, mais plutôt un équilibre entre chacun d’eux. De par notre culture d’excellence nous avons une forte exigence sur le niveau de service à fournir. Pour mener à terme un projet de qualité, la nécessité absolue consistait à avoir une vision claire de notre projet, de s’entourer d’experts et de mettre en œuvre un pilotage rigoureux. Le choix de l’éditeur fut primordial. Avec Softway Medical nous avons trouvé un interlocuteur à l’écoute, et soucieux de faire évoluer sa solution ».

Dominique André : « Je trouve qu’Hopital Manager est un produit qui a grandi et qui a encore beaucoup de potentiel d’évolution, c’est avant tout un produit moderne.« 

Alain Mainar considère que le périmètre couvert par les différents logiciels du SIH fédérés autour d’Hopital Manager est proche de 100%. « Désormais la priorité sera de s’assurer de la haute disponibilité du système d’information, d’en faciliter l’utilisation et de fiabiliser certaines opérations. »

Avec une forte culture médico-soignante d’innovation et d’excellence, le CCML, en faisant confiance à Softway Medical pour informatiser la totalité de ses processus administratifs et cliniques, reste fidèle à ses valeurs.
Il poursuit ses projets avec la conviction que son SIH, Hopital Manager, est porteur de valeur.

EN SAVOIR PLUS SUR LE CCLM

CHIFFRES CLES

• 35 000 m² de bâtiment
• 850 salariés dont 100 médecins et 450 soignants et auxiliaires
• Budget annuel de 100 M€
• Une capacité d’hébergement de 201 lits
• 50 000 journées d’hospitalisation
• 25 000 venues externes par an

L’ACTIVITE

L’activité est répartie en différents pôles spécialisés, permettant la mise en commun des compétences et la transversalité, visant à rassembler les métiers autour de la chirurgie de demain:

• « Pôle de Chirurgie thoracique, vasculaire et transplantation cardio-pulmonaire », composé de 3 services de chirurgie ;
• « Pôle des Cardiopathies Congénitales », composé de 2 services de chirurgie et de cathétérisme, ainsi que d’un service de réanimation chirurgicale congénitale ;
• « Pôle Cardiaque Adulte », composé d’un service de chirurgie cardiaque, d’un service de cardiologie interventionnelle et d’une unité de soins intensifs de cardiologie ;
• « Pôle d’Imagerie Thérapeutique et Interventionnelle », composé de 3 salles de cathétérisme, dont une hybride, ainsi que d’une IRM et d’un scanner double-tube et de 2 gamma-caméras et d’un PET-Scan.

Le CCML dispose par ailleurs d’un service de réanimation chirurgicale adulte, d’une unité de soins postopératoire, et prochainement d’un service d’hôpital de jour. Le CCML a atteint les plus hauts niveaux de compétence internationale en développant des thérapeutiques chirurgicales et interventionnelles permettant de traiter les pathologies de l’adulte, de l’enfant et du nourrisson.

Ses spécificités en font un établissement de recours hautement spécialisé (plus d’un tiers des patients recrutés hors Ile-de-France), ce qui se traduit pour l’établissement sur un plan opérationnel par la nécessité d’être extrêmement réactif dans son fonctionnement.