Témoignage fondation vincent de paul

La Fondation Vincent de Paul vous parle de Softway Medical Academy.

Retrouvez ici le troisième épisode consacré au retour d’expérience de la Fondation Vincent de Paul sur la formation en e-learning avec Softway Medical Academy.

​​​​​​​La Fondation regroupe une trentaine d’établissements repartis sur 50 sites, de l’Alsace à la Moselle, ou chaque comptabilité est autonome.
L’objectif est de centraliser et maitriser les données comptables pour un meilleur reporting.

Nous sommes allés a la rencontre de Jérémy Patin, responsable financier adjoint et Hanae Keller, comptable unique, de la Fondation Vincent de Paul pour qu’ils nous parlent de l’objectif du e-learning et du retour des utilisateurs.

Episode 3 : Softway Medical Academy

Quel est l’objectif du e-learning ?

M. Jérémy PATIN, Responsable Financier Adjoint, Fondation Vincent de Paul :

L’objectif du e-learning, à travers les retours que l’on pouvait collecter des utilisateurs, n’était pas tant de les tester factuellement sur des notes ou des degrés de réussite, mais surtout de collecter un retour qualitatif sur les commentaires qu’ils pouvaient nous fournir en fin de module de e-learning.

Typiquement, ce qui nous intéressait, c’était surtout le commentaire qui allait avec en disant :  » j’ai bien compris telle partie du process de facturation fournisseur, par contre, je n’ai pas bien compris quels étaient les impacts de la validation. » Ça nous a permis de repérer les points sur lesquels les choses avaient été mieux comprises ou moins bien comprises, ou plutôt mieux expliquées, ou moins bien expliquées à travers le travail préparatoire qu’on a pu faire et d’organiser des temps complémentaires d’échange et de formation.

Cette fois via Teams, avec des petits groupes et la présence d’un formateur de Softway Medical pour refaire un focus sur les principaux process et fonctionnalités qui n’avaient pas été les mieux comprises et qui revêtaient un caractère urgent et opérationnel puisque, dès le lendemain de la bascule, il fallait qu’un comptable soit suffisamment à l’aise pour pouvoir traiter son quotidien sans difficulté majeure.

Quels ont été les retours terrain des utilisateurs ? 

Jérémy PATIN : Très clairement, 10% des utilisateurs étaient très enthousiastes, ils trouvaient le e-learning super et les 90% restants utilisaient le e-learning parce que c’était le moyen de se former à Sage X3. Donc ils avaient conscience de l’importance de s’approprier cet outil de formation pour pouvoir pratiquer leur métier au quotidien par la suite.

Effectivement, on a toujours une petite population qui a plus de mal à rentrer dans le e-learning. Il y a aussi, les difficultés liées à la formation et aux nouveaux systèmes. On a toujours du mal, quand on a 200 utilisateurs, à réussir à embarquer tout le monde.

Mme Hanae KELLER, Comptable unique, Fondation Vincent de Paul : 

J’avais quand même une petite appréhension parce que c’était en ligne et il fallait « s’auto-former ». Par contre, j’ai été agréablement surprise parce tout était super bien fait avec des vidéos, de la documentation et des liens pour aller plus loin.

C’était plutôt auto formateur, mais pas au vrai sens du terme. Nous sommes quand même épaulés et nous avons la possibilité d’aller à notre rythme.

On peut revoir la formation à plusieurs reprises. Même aujourd’hui, je peux y retourner et voir si jamais j’ai loupé quelque chose. Les supports sont très bien faits et personnalisés. Pour moi, c’était une formation très complète et on n’a pas besoin d’une conduite de changement pour pouvoir accompagner les employés. Cela se fait tout seul.

Jérémy PATIN : On capitalise dessus et on les réutilise dès qu’un nouveau collaborateur arrive. Ça fait un package dès l’arrivée qui est nécessaire mais pas suffisant. Cela se complète toujours d’une présence du responsable du secteur pour venir accompagner l’utilisateur et préciser certaines notions, aussi bien sur des volets de process que des volets de fonctionnalités pures de Sage X3. Clairement, le gain de temps à ce niveau-là est épatant puisque quand le nouveau collaborateur arrive là où nous aurions eu besoin de deux ou trois jours pour un référent à le former, une demi-journée, une journée maximum est suffisante, s’il a bien fait le e-learning au préalable.

Mme Hanae KELLER, Comptable unique, Fondation Vincent de Paul : Sage X3 est très intuitif. Donc déjà, sur la page d’accueil, on a tout ce qu’il faut pour faire les premiers pas sur le logiciel. En quelques clics, je pense qu’on peut montrer les bases. Après si la personne veut aller plus loin, c’est bien d’être accompagné par le e-learning. Cela permet de voir plus de choses et surtout de s’entraîner avant de pouvoir vraiment utiliser le logiciel. 

Jérémy PATIN : Ce e-learning est vraiment très efficace mais doit nécessairement être complémentaire avec un mode de formation plus traditionnel pour pouvoir sécuriser tout le monde. Et accessoirement, c’est aussi des moments plus sympathiques à partager avec les équipes, puisque le but du jeu est aussi de pouvoir échanger et d’avoir plus de spontanéité dans les échanges parce qu’il y a toujours des bonnes idées qui peuvent venir de toutes parts : le présentiel et les échanges directs sont toujours plus propices malgré toutes les qualités du e-learning.

Et ensuite ?

Jérémy PATIN : Demain, l’idée est de pouvoir, à travers d’autres fonctionnalités, toujours utiliser ce mode de formation puisque le gros avantage est de pouvoir le redistribuer après, dans deux ou trois ans avec n’importe quel nouveau collaborateur.

Retrouvez les épisodes 1 et 2 sur le déploiement juste ici